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Les fonctions avancées d’Excel à maîtriser

Tout le monde connait Microsoft Excel, le logiciel de tableur le plus utilisé au monde. Cet outil permet à la fois de générer des factures, suivre ses stocks, calculer des fiches de paies, suivre son budget course ou créer le tableau de bord complet d’une entreprise. Excel offre des milliers de fonctionnalités, des plus basiques aux plus avancées. Nous vous proposons de passer en revue les fonctions avancées d’Excel que tout le monde doit pouvoir maîtriser.

Les fonctions Excel

L’usage basique consiste à saisir des données dans un tableau. Mais très vite, pour monter en puissance et éviter des tâches chronophages et rébarbatives, il conviendra de commencer à apprendre à utiliser les fonctions. Comme en mathématiques, ces formules permettent d’opérer différents calculs. On les saisie par le caractère « = » ou on peut voir la liste complète en cliquant sur « fx ».

Parmi les plus connues, on peut citer l’addition ou la multiplication entre deux cellules. Mais on a également des possibilités plus poussées comme extraire un caractère spécifique d’une chaîne de texte ou faire surbriller des cellules qui correspondent à une condition.

Les macros Excel et le VBA

Là, on commence à rentrer dans des domaines d’expertises plus poussés. Le langage VBA pour Visual Basic Application est un langage de programmation développé par Microsoft pour automatiser différentes choses dans les logiciels de la suite Office dont Excel.

Les macros sont des consignes injectées dans Excel qui permettent d’enchaîner une suite de tâches ou d’actions. On peut y intégrer des caractéristiques conditionnelles pour que le process de se déroule que dans certaines conditions. Le langage VBA permet d’enregistrer des macros.

Concrètement, on peut par exemple déplacer du contenu, supprimer des colonnes spécifiques ou remplacer des chaînes de caractère.

Ces fonctionnalités permettent de gagner beaucoup de temps dans des tâches répétitives. On peut aussi les utiliser pour développer des fichiers Excel complexes pour concevoir des tableaux de bord par exemple.  

La suite Office permet d’en configurer assez simplement grâce à l’enregistreur de Macro. Il suffit de faire à la main des opérations qui seront automatiquement traitées en langage VBA.

Pour des besoins plus complexes, sachez qu’il existe des prestataires spécialisés tels qu’Officentrale qui peuvent générer eux même des codes VBA sur mesure.

Les tableaux croisés dynamiques

Avec les tableaux croisés dynamiques vous pouvez faire parler vos données pour faire émerger des corrélations.

Un bouton dans la barre d’outils permet de le générer facilement. Le principe est de mettre en relation vos différentes colonnes, lignes et cellules et de les bouger dans différentes directions selon vos besoins d’analyse.

A titre d’exemple, vous pouvez mettre en relation coût et bénéfice pour vérifier quel produit est le plus rentable ou faire ressortir le champs sémantique d’un texte en mettant en exergue le nombre de citations de chaque termes.

Des mises en page simplifiées grâce à la mise sous forme de tableau

Cette fonction méconnue est pourtant relativement simple à mettre en œuvre et permet en deux clics de nettement améliorer la facilité de lecture de votre tableau. Pour l’activer, il suffit de vous rendre dans la barre d’outils sur le bouton « mise sous forme de tableau ». En un clic, une mise en page complète est disposée sur votre feuille de façon à simplifier la lecture de votre tableau et filtrer et trier rapidement les données.

 

Etant donnée le nombre de fonction toujours croissant d’Excel, ces astuces ne se veulent pas exhaustives mais elles vous permettront déjà de gagner un temps précieux dans l’utilisation de ce logiciel.

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